در سرتاسر جهان، کسب‌وکارها در مسیر کارآمدتر شدن، همواره از فناوری های اتوماسیون فرآیند استقبال می‌کنند. اما «کارایی / بهبود عملکرد» یک مفهوم گسترده است. و هنگامی که در حال ارزیابی فناوری جدید برای بهبود عملکرد کسب و کار خود هستید، باید دقیقاً بدانید که چگونه آن فناوری می تواند به موفقیت کسب و کار شما کمک کند.

پیشنهاد برای مطالعه : نرم افزار بیزاجی

راه‌کارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار(business process automation) چیست؟

بیایید با اصول اولیه شروع کنیم. راه‌کارهای اتوماسیون فرآیند کسب‌وکار ابزارهای فن‌آوری هستند که برای خودکارسازی بخش‌هایی از کسب‌وکار شما که بر اساس قوانین یا فرآیندهای مبتنی بر منطق عمل می‌کنند، طراحی شده‌اند. این فرایندها معمولاً کارهای بسیار تکراری هستند و شامل اقداماتی مانند تأیید، سفارش خرید یا گردش داده در کسب و کار را شامل می شوند.واگذاری وظایفی از این دست به فناوری به جای تکیه بر افراد در کسب و کارتان، مزایای فراوانی ایجاد می نماید.

مزایای راه حل اتوماسیون فرآیند کسب و کار چیست؟

1) برای کارمندان شما بهتر است!

بهترین فرآیندهایی که برای BPA ( business process automation ) مناسب هستند،فرآیندهای دستی، تکراری و وقت گیر هستند. این به این معنا نیست که کارمندان شما نمی توانند آنها را انجام دهند – بلکه به این دلیل است که این نوع کارها همانند یک اسفنج جاذب زمان عمل میکنند و آنها را از فعالیت های ارزش افزای که نیاز به فکر واقعی و هوش انسانی دارند دور می کنند.خودکار کردن همه آن وظایف روزانه، به این معنی است که افراد شما زمان و انرژی بیشتری برای صرف کارهای مهم دارند – کارشان جالب‌تر و هیجان انگیزتر می‌شود و در عین حال بهره‌وری شما را افزایش می‌دهند.

2) باعث می شود فرآیندهای شما روان تر اجرا شوند

هنگامی که پلت فرم اتوماسیون شما راه اندازی شد، به صورت پیوسته کار می کند و بر خلاف کارمندان، هرگز نیازی به استراحت یا رفتن به تعطیلات ندارد. با خودکار کردن کارهایی مانند فرآیند تأیید، هرگز نیازی نیست منتظر بمانید تا کسی به میز کار خود بازگردد یا زمانی را در برنامه خود برای تکمیل مدارک ارسال شده به کارتابل مشخص کند. BPA به این معنی است که از شر چنین تنگناها و تأخیرهایی خلاص می شوید تا کسب و کار شما بتواند به حرکت پیوسته خود ادامه دهد.

3) سیستم های شما را استاندارد می کند

یکی از مزایای بزرگ BPA این است که هر گونه ابهام را از فرآیندهای تجاری شما حذف می کند. هیچ دو راه برای انجام یک کار وجود ندارد و دستورالعمل‌ها طبق تعاریف موجود در سیستم دنبال می‌شوند. بنابراین نیازی به نگرانی در مورد دستخط ناخوانا یا «تفسیر» دیگری از فرآیند و نحوه انجام کار وجود ندارد.به عبارت کلی تر می توان گفت : یک سری قوانین وجود دارد که هر بار دقیقاً رعایت می شود.

4) خطاها را به حداقل می رساند و انطباق را تضمین می کند

هرکسی اشتباه می کند(انسان جایز الخطا هست احتمالا این جمله را چندین بار شنیده اید). همه ما ممکن است شماره ای را اشتباهی یادداشت کنیم، یک کد پستی را اشتباه بشنویم، یا یک تکه کاغذ مهم را در یک نقطه یا نقطه دیگر اشتباه قرار دهیم. اما، در کسب و کار شما، هر یک از این خطاها یک اثر ضربه‌ای دارد: تاخیر در تولید، ارسال اشتباه،هدر رفت زمان یا در بدترین حالت، اشتباهی که تبعات حقوقی برای کسب و کار شما ایجاد میکند.

راه حل اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار با دیجیتالی کردن فرآیندها و کاهش مشارکت انسان در پردازش داده ها یا رسیدگی به پرونده، فرصت رخ دادن چنین خطاهایی را به حداقل می رساند. علاوه بر این، میزان انطباق فعالیت ها ر با قوانین ا در سراسر سیستم های شما افزایش می دهد، بنابراین می توانید مطمئن باشید که همیشه قوانین را رعایت می کنید.

5) تمام داده های شما را به هم متصل می کند

انباشت دیتا در سیستم های غیرمتمرکز دشمن بهره وری هستند – به گونه ای که نگهداری دیتای یکسان در سیستم های غیرمتمرکز سبب خواهد شد که هیچ گاه نتوان به صحت اطلاعات اطمینان کرد. BPA همه منابع داده شما را از سیستم‌های قدیمی گرفته تا جدیدترین برنامه‌های دیجیتال به هم متصل می‌کند، بنابراین شکاف‌های بین سیستم‌ها را از بین می‌برید و به یک منبع واحد از دانش برای داده‌ها در سراسر سازمان خود نزدیک می‌شوید.

6) تجزیه و تحلیل عمیق تری به شما می دهد

هنگامی که تمام داده‌های خود را به هم وصل کردید، انواع فرصت‌ها برای دریافت تحلیل‌های عمیق‌تر در مورد نحوه عملکرد کسب‌وکارتان برای تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر خواهید داشت.

با استفاده از BPA، می توانید یک پلت فرم گزارش دهی بسازید که به شما امکان می دهد گلوگاه ها و ناکارآمدی ها را در فرآیند خود مشاهده کنید تا بتوانید آنها را برطرف کنید و به طور مداوم روش کار خود را بهبود بخشید. همچنین می‌توانید از تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده بر اساس عملکرد گذشته برای بهینه سازی و بهبود فرآیندهای خود استفاده کنید.

BPA در عمل چگونه کار می کند؟

این مزایای BPA را می توان تقریباً در تمام مشاغل، بدون توجه به اندازه یا صنعت مشاهده کرد. اما ما می دانیم که ساده ترین راه برای دیدن مزایا این است که دیدگاهی از شرکتی داشته باشیم که قبلاً این فرآیند را طی کرده است.برای این موضوع می توان به NFR که یک شرکت تولیدی هلندی می باشد اشاره کرد.پس از دیجیتالی نمودن گردش کار تولید محصول, زمان تحویل سفارش را به نصف کاهش پیدا کرد به عبارت دیگر کاهش ۵۰ درصدی هزینه های تولید

اگر می خواهید درباره شروع کار با اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار اطلاعات بیشتری کسب کنید با ما تماس بگیرید.

برای کسب اطلاعات بیشتر از بیزاجی فارسی میتوانید روی این لینک کلیک کنید .