RPA , BPM و LCAP – کدام یک را انتخاب کنیم ؟

با توجه به تغییرات و پیشرفت بازار، شرکت ها در سراسر جهان نیاز به خودکارسازی فرآیندها برای بهبود بهرهوری ، کیفیت ، کاهش هزینه ها و چابک شدن دارند.

با رشد بازار اتوماسیون ، کسب‌وکارها می‌توانند طیف گسترده‌ای از فناوری ها را برای مقابله با پروژه‌های خود در نظر بگیرند، که می‌تواند منجر به غرق شدن شرکت‌ها در فناوری اتوماسیون شود.

در این مقاله، ما به سه فنآوری رایج اتوماسیون از جمله اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار/ اتوماسیون فرآیندهای تجاری (BPM/BPA) و پلت‌فرم‌های low-code (LCAP)  اشاره کردیم تا ابزار مناسب را برای کسب و کار خود انتخاب کنید.

انتخاب صحیح فناوری اتوماسیون

قبل از بحث در مورد فناوری‌های مختلف اتوماسیون، باید دقیقاً مشخص کنید که کدام فرآیندها باید خودکار شوند و کدام افراد باید درگیر شوند. زیرا بسیاری از پروژه ها به دلیل نداشتن درک مناسب از فرآیند با شکست مواجه شده اند. بهبود فرآیند کسب‌وکار (BPI) یک تمرین مداوم و حیاتی در خصوص ایجاد وضعیت مطلوب و قابل اعتمادتر کردن ، فرآیندهای تجاری بلند مدت در این زمینه میباشد.

معنای RPA , BPM  و LCAP

Robotic process automation (RPA)

اتوماسیون فرآیند رباتیک یا پلتفرم‌های RPA وظایف انسانی را خودکار می‌کنند. به عنوان مثال، این وظیفه می تواند کپی کردن اطلاعات از یک برنامه و چسباندن آن به برنامه دیگر باشد. چندین مورد دیگر نیز با اتوماسیون در سطح دسکتاپ از جمله برنامه های مایکروسافت سروکار دارند. آنها از تکنیک های متعددی از جمله API های سیستم عامل، تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و تشخیص تصویر استفاده می کنند. این فناوری نه تنها نیازهای پرسنل را کاهش می دهد، بلکه باعث بهبود دقت و کاهش یا حذف خطاهای انسانی می شود.

Business Process Automation (BPA) / Business Process Management(BPM)

اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) یا مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مجموعه ای از ابزارهایی هستند که به طور خاص برای اتوماسیون فرآیندهای تجاری در سطح سازمانی طراحی شده اند. به بیان ساده، این ابزارها به کسب و کارها کمک می کنند تا با ایجاد یک محیط فناوری پویا بر اساس کار دانش وارزش افزوده، فرآیندهای تجاری پیچیده خود را برنامه ریزی و خودکار کنند. ابزارهای BPM/BPA می توانند فرآیندهای تجاری را یکپارچه کرده و وظایف درون آن فرآیندها را خودکار کنند.

وجه تمایز اصلی ابزارهای اتوماسیون کسب و کار (BPA) این است که آنها ویژگی هایی را برای مدیریت چرخه کامل فرآیندهای تجاری ارائه می دهند:

1. کشف فرآیندهای جدید
2. مدل سازی فرآیند
3. اجرا و ارکستراسیون
4. نظارت مستقیم
5. ایجاد داشبورد و تجزیه و تحلیل بهبود فرآیند

Low-code Application Platforms (LCAP)

بسترهای نرم افزاری low-code (LCAP) محیط های توسعه یکپارچه (IDE) هستند که راهی برای توسعه سریع برنامه های گرافیکی مانند برنامه های موبایل یا وب ارائه می دهند. ماهیت بصری محیط‌های توسعه LCAP شبیه به مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار میباشد.

پلتفرم های LCAP ابزارهایی خارج از سیستم را برای تعریف مراحل برنامه ، رابط کاربری (UI) و ذخیره سازی داده فراخوانی میکنند . سپس آن را در قالب، یک محیط ابری یا مجموعه ای از سرورهایی که ابزار low-code را روی آنها نصب کرده اید در اختیار شما قرار میدهد.

چه زمانی کدام فناوری را انتخاب کنیم؟

هنگام خودکار کردن فرآیندهای خود، باید اهداف خود را به دقت بررسی کنید تا راه حل مناسب را انتخاب کنید، زیرا همه فناوری های اتوماسیون برای همه سناریوها مناسب نیستند.

زمانی از RPA  استفاده کنید که:

• فرآیند های شما تکراری و وقت گیر است
• این فرآیند مبتنی بر یک قانون و دارای فعالیت هایی با دستورالعمل مشخص است. نمونه ای از این وظایف می تواند مدیریت زمان و حضور و غیاب، تنظیم مجدد رمز عبور، استخراج داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر و نظارت بر درستی کار ها باشد. این وظایف به جریان داده از یک سیستم به سیستم دیگر نیاز دارند و هیچ یکپارچه سازی سطح سیستم امکان پذیر نیست (شکل 1 را ببینید).

زمانی از BPA استفاده کنید که:

• شما باید فرآیندهای تجاری پیچیده ای را کشف کنید که از مرزهای سازمانی عبور می کند و نیاز به ارائه گزارش و معیارهای دقیق برای سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) و تلاش بر بهبود مستمر دارد.

• شما مواردی با استفاده چندین نقش درگیر در تکمیل یک فرآیند دارید، زیرا پلتفرم‌های BPA قابلیت‌های شاخصی برای مدل‌سازی فرآیندها، پرونده‌ها و تصمیم‌گیری‌ها را به طور مستقیم ارائه می‌دهند.

BPA یک محیط توسعه سریع‌تر و چابک‌تر را ارائه می‌کند و در عین حال تمرکز خود را بر روی کشف، تجسم و نظارت فرآیند در سطح سازمانی ادامه می‌دهد. یک مثال خوب برای BPM/BPA، فرآیند درخواست مرخصی است که شامل چندین نقش  و سیستم برای بررسی و تایید می شود. نمونه‌های دیگر شامل خدمات خرید و تدارکات یا یکپارچه‌سازی و ساده‌سازی گردش کار برای تأیید هزینه‌ها است.

BPM/BPA زمانی توصیه نمیشود که:

شما به دنبال خودکارسازی یک سری از سیستم های افقی(سیستم هایی که گردش کار در آن جریان ندارد و کار در یک سطح باقی میماند) هستید، زیرا هزینه و پیچیدگی بیشتری برای شما دارند. این نوع فناوری اتوماسیون باید برای سازماندهی فرآیندهای تجاری پیچیده و خودکارسازی وظایف درون آن فرآیندها استفاده شود.

زمانی از LCAP  استفاده کنید که:

• زمانی که فرآیند شما دارای یک رابط کاربری وب یا تلفن همراه است و یک تیم تجاری جدا از فرآیند شما از آن استفاده می کند.
• هنگامی که نیاز به ادغام برخی از برنامه های مدرن با Drag and Drop  دارید.

برخی از نمونه‌هایی که می‌توان از LCAP استفاده کرد عبارتند از: ایجاد یک نظرسنجی سریع، تأیید محتوای بازاریابی و درخواست مرخصی.

در موارد زیر از LCAP استفاده نکنید:

• این فرآیند پیچیده است و چندین نقش را در بر می گیرد.
• فرآیند نیاز به مدیریت پرونده و بایگانی طولانی مدت دارد.
• این فرآیند از مرزهای سازمانی عبور کند.

ادغام فناوری ها

در بخش قبل مواردی از باید و نباید های استفاده از فناوری‌ های اتوماسیون مربوطه را بیان کردیم، اما مانند بسیاری از موارد ، شما با ادغام کردن چندین فناوری ، سیستمی پیاده میکنید که الزامات شما در آن دیده شده است.

در این بخش مثالی ارائه خواهیم داد تا نشان دهیم که چگونه این فناوری‌ها می‌توانند مکمل یکدیگر باشند و چگونه در هدف کلی خود با یکدیگر تفاوت دارند.

در مثال نشان داده شده در تصویر بالا ، یک کسب و کار می خواهد خرید جدیدی انجام دهد. در سطح اول، کسب و کار درخواست و جزئیات خرید را به بخش عملیات ارسال می کند.

به عنوان مثال، کسب و کار از یک سیستم قدیمی برای شروع فرآیند و تکمیل جزئیات لازم خرید استفاده می کند. اعضای تیم عملیات تدارکات باید این جزئیات را انتخاب کرده و یک فضای کاری در SAP Ariba ایجاد کنند. اما در واقع، اگر دو سیستم با یکدیگر تعامل نداشته باشند، این فعالیت باید به صورت دستی انجام شود. از این رو، اتلاف وقت و باز گذاشتن جزئیات به دلیل اشتباهات انسانی مشکلاتی را به وجود می آورند. این یک فرآیند واضح و یک مورد استفاده معمول برای RPA است.

پس از دریافت درخواست، بخش عملیاتی باید کار را به کارشناس تدارکاتی مورد نظر اختصاص دهد و سپس، کارشناس باید جزئیات مختلف در مورد تیم داخلی ، اطلاعات مربوط به انطباق، کدهای مالیاتی، بررسی دقیق فروشنده و غیره را پر کند.

این پلتفرم‌ها همچنین برای تیم‌هایی که می‌خواهند فرآیندهای ad hoc خود را که ممکن است فقط برای یک رویداد یا مناسبت خاص وجود داشته باشد، مفید هستند. به عنوان مثال، سازمانی که یک مسابقه مطالعه برای کالج ها برگزار میکند ممکن است به یک برنامه کاربردی موقت برای ایجاد یک رابط، فرم ها و ویجت ها برای جمع آوری ورودی از تیم های مختلف دانشگاه، پخش ارتباطات، به روز رسانی، امتیازدهی و دعوت نامه ها و غیره نیاز داشته باشدکه این امر به بهترین وجه توسط برنامه های کاربردی Low-code انجام می شود.

این فرآیند را می توان با استفاده از یک پلتفرم برنامه های low-code (LCAP) برای ادغام با این برنامه ها و ایجاد یک رابط کاربری یکپارچه برای مدیریت تمام فعالیت ها و یا یک خرید خاص کارآمدتر کرد. مزیت این روش سرعت اجرا است، زیرا کاربر می تواند رابط را با حداقل پشتیبانی IT ایجاد کند.

در نهایت، برای هماهنگی و اجرای فرآیند end to end، به برخی از قابلیت های زیر نیاز دارید:

• مدل سازی فرآیند / گردش کار / تصمیم گیری ها
• مدیریت موارد استثنا
• مدیریت task  ها
• پشتیبانی حرکت بعدی
• فرم هایی برای گرفتن ورودی ها
• مدیریت اسناد و مدیریت پرونده

اینجاست که اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) می درخشند. یک پروژه معمولی  BPA نیاز به یک استراتژی کلی ، کارگران خط ، مدل‌سازان حرفه‌ای فرآیند، معماران فنی، آزمایش‌کنندگان و پشتیبانی فناوری اطلاعات  دارد. همانطور که سازمان ها شروع به جستجوی و طراحی اتوماسیون end to end می‌کنند، می‌توانند ابتکارات RPA فعلی را از طریق پلتفرم‌های BPA هماهنگ کنند.

منبع : flowable.com