مقدمات آشنایی با سیستم BPMS
با اهمیت مدیریت فرایندهای سازمانی در چند دهه اخیر و رشد روزافزون نرم افزار های BPM واحدهای توسعه و تعالی سازمان در سازمان‌ها طبقه بندی تر شدند و بهبود زنجیره ارزش سازمان و در نتیجه فرایندهای سازمانی را سرلوحه خود قرار دادند. مستندات فرایندی شکل گرفتند و معیارهای ارزیابی برای سنجش فرایندها تعریف شدند.
با افزایش روند تحلیل فرایندهای مختلف ارتباطات مابین فرایندها، ارتباطات فرایندها با سیستم‌های تخصصی مختلف و درگیر بودن افراد مختلف با فرایندها بر پیچیدگی تحلیل فرایندها و ارزیابی آنها اضافه کرد. همین امر موجب گردید تا سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS ) شکل بگیرند.
این سیستم‌ها باعث شدند تا جریان‌های فرایندی تحلیل‌شده در سازمان‌ها همان‌طور که تحلیل شده‌اند اجرا شوند، ارتباط بین سیستم‌های مختلف و فرایندها شکل بگیرند، پایش فرایندها با استفاده از عملکرد واقعی فرایندها انجام شوند و در نتیجه بهبود مستمری بر فرایندها پیاده‌سازی گردد
با استفاده از نرم افزار نرم افزار های BPM کل سازمان چابک، پویا، پاسخگو، مبتنی بر قوانین و انعطاف‌پذیر می‌شود. همچنین مدیران سازمان می‌توانند به‌آسانی نظارت دقیقی بر روند اجرای روال‌های جاری در سازمان خود داشته و گزارش‌های آماری این سیستم را جهت بهینه‌سازی مستمر فرایندهای سازمان بکار گیرند.
از طرف دیگر مسئولین اجرای فرایندها در مورد نحوه اجرای فرایندهای تحت مسئولیت خود اطلاعات کامل و بروز را دریافت نموده و در هر لحظه می‌توانند بر روند اجرای هریک از فرایندها تأثیرگذار باشند. تحلیلگران حوزه توسعه و تعالی سازمان هم می‌توانند فرایندهای اجرایی سازمان را بدون نیاز به دانش پیشرفته برنامه‌نویسی تعریف نموده و در هر لحظه هر تغییری را در کوتاه‌ترین زمان ممکن اعمال نمایند.
مزایای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS)
مدیریت فرایندهای کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کند به سمت تحول دیجیتالی قدم بردارند و کمک می‌کند اهداف سازمانی بزرگتر را درک کنند.
چابکی بیشتر کسب‌وکار
تغییر و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار در یک سازمان باید همگام با شرایط بازار باشد. BPM به سازمان‌ها اجازه می‌دهد فرایندهای کسب‌وکار، تغییرات اجرایی را موقتاً متوقف کنند و سپس دوباره اجرا کنند. اصلاح جریان کاری به همراه استفاده مجدد و سفارشی‌سازی آنها، فرایندهای کسب‌وکار را قادر می‌سازد بیشتر واکنش‌گرا باشند و به سازمان‌ها بینش عمیق‌تری در مورد تأثیراتی که اصلاح فرایندها دارد، می‌بخشد.
کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها
ابزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار گلوگاه‌ها را از بین می‌برد که خود سبب کاهش هزینه‌ها در طول زمان می‌شود. تأثیر آن می‌تواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع‌تر مشتری به محصولات و خدمات باشد که منجر به فروش بالا و بهبود درآمدها می‌شود. ابزار بی پی‌ام همچنین می‌تواند منابعی جهت کاهش هدررفت اختصاص دهد که این، هزینه‌ها را نیز کم می‌کند و منجر به افزایش سود می‌شود.
کارایی بالاتر
یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار، پتانسیلی برای بهبود کلی کارایی فرایندها فراهم می‌کند. مسئولین فرایندها با داشتن اطلاعات درست می‌توانند تاخیرها را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی اختصاص دهند. اتوماسیون و حذف تسک‌های تکراری، کارایی بیشتری به فرایند کسب‌وکار می‌افزاید.
دید بهتر
نرم افزار BPM ضمن اینکه نظارت در لحظه بر معیارهای عملکردی کلیدی را تضمین می‌کند، امکان اتوماسیون را نیز فراهم می‌کند. این، سبب افزایش شفافیت می‌شود که به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح کارآمد ساختارها و فرایندها در عین پیگیری خروجی‌ها می‌انجامد.
تطبیق، ایمنی و امنیت
یک BPM جامع تطابق سازمان با استانداردها را تضمین می‌کند و با قوانین جدید به‌روز می‌شود. مدیریت فرایندهای کسب‌وکار همچنین می‌تواند ایمنی و امنیت که توسط رویه‌های سازمانی مناسب و تسهیل انطباق، اندازه‌گیری می‌شود را تأمین کند. درنتیجه، سازمان‌ها می‌توانند کارمندان خود را به حفاظت از دارایی‌های سازمان، مانند اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در مقابل استفاده نادرست، دزدی یا گم‌شدن، تشویق کنند.
بدون دیدگاه